Korona iski kuin salama kirkkaalta taivaalta ja sekoitti kaikki pakat. Yksi merkittävistä pakkomuutoksista oli, että suuri osa työntekijöistä joutui karanteeniin omaan kotiinsa, eristyksiin työtovereistaan. Näin suuri muutos pakotti meidät kaikki miettimään uusia tapoja kohdata. Palaverit, kokoukset, opetukset, koulutukset, valmennukset ym. oli pakko siirtää verkkoon. Alkoi etätyöohjelmien vallankumous!

Vaikka olen jossain määrin käyttänyt internetin erilaisia verkkosovelluksia koulutuksia ja kokouksia vetäessäni jo noin 20 vuotta, oli minun nyt pakko ottaa itseäni kunnolla niskasta kiinni voidakseni toteuttaa lupaamani koulutukset. Samalla menivät uusiksi myös harrastuspiirit, läheisten kohtaamiset ym. Alkoi etätyöohjelmien opettelu ja etäkoulutusten suunnittelu!

Tavoitteeni on suunnitella joitain uusia työtapoja etätyöskentelyyn. Aloitan etäkokouksista ja -koulutuksista syystä, että minun on pakko käyttää niitä työssäni, jotta hommat menevät eteenpäin. Tässä alla on yksi “juoksutussuunnitelma”, jota aion testata parin viikon kuluttua. Olisin kovasti kiitollinen, jos autat minua työstämään tämän mahdollisimman toimivaksi kokonaisuudeksi, jotta kaikki onnistuisi mahdollisimman hyvin.

Miten saada lisää tehokkuutta etäkokouksiin ja -koulutuksiin

Olen laatinut tähän “juoksutuksen” herättääkseni keskustelua siitä miten tähän hetkeen ja sen tuomiin haasteisiin voisi saada lisää yhteistoiminnallisuutta. Oletukseni on, että sitä kautta osallistujien motivaatio kasvaa ja tulokset paranevat. Tämä on vasta suunnitelma, jonka olen laatinut omien kokemusteni pohjalta.  Haluan herättää keskustelua ja kerätä avullanne muita esimerkkejä, joista voin luvallanne laatia koosteita sekä etäkokousten, että etäkoulutusten/valmennusten kehittämiseen.

Olen laatinut tämän esimerkin niin, että siinä toteutuvat kaikki yhteistoiminnallisen oppimisen ja johtamisen 5 keskeistä periaatetta. Uskon vahvasti, että niitä periaatteita noudattamalla päästään parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen.

Yhteistoiminnallinen johtaminen -diasarja

Etäkokousympäristön (verkkoalusta) valinta

Kokousympäristönä toimii verkkoalusta (Teams, Zoo, Mail tms.), joka mahdollistaa etäkokouksen pitämisen.

Tässä esimerkissä alustana on Teams ja jokainen osallistuja on omalla koneellaan kotonaan tai toimistossa. Kokouksen osallistujamäärä noin 30 henkilöä.

Mieti myös mitä muita alustoja tarvitset kokouksessa. Esim.

https://padlet.com/ joka toimii yhteisten ryhmämuistiinpanoje kerääjänä.

https://www.mentimeter.com/ jonka avulla voi tehdä äänestyksiä tms.

ja onhan noita… Pääasia, että ryhmien koosteet saadaan kootuksi helposti. Teamsin omia työkaluja, Onenotea ym. voi myös hyödyntää.

Etäkokouksen tavoite

Tässä esimerkissä järjestetään etäkokous noin 30 hengen työyhteisölle. Kokouksen yhtenä tavoitteena on

  • perehtyä Teams-verkkoalustaan sen verran hyvin, että jokainen hallitsee sen niin hyvin, että pystyy osallistumaan kokouksiin.
  • ideoida yhdessä miten Teamsiä käytetään mahdollisimman tehokkaasti omassa työyhteisössä.
  • sopia miten Teamsiä hyödynnetään alkuvaiheessa
  • muut asiat

Etäkokoukseen valmistautuminen

Tässä on muutamia vinkkejä, jotka kannattaa lukea ja poimia niistä pohjasuunnitelmaa omiin tarpeisiin:

  • Porukka jaetaan ennakkoon 4-6 hengen ryhmiin (satunnaisesti tai tiimeittäin).
  • Ryhmille luodaan verkkoalustaan kokouksen ajaksi valmiiksi omat erilliset tiimit tai kanavat ryhmäkeskusteluja varten.
  • Jokaiselle ryhmälle annetaan erilainen ennakkotehtävä, joka on tutustua annettuun materiaaliin, tässä esimerkissä opetusvideoihin.
  • Ennakkotehtävät laitetaan näkyviin Teamsin Wikiin ja lähetään sähköpostilla osallistujille viimeistään 2 pv ennen kokousta kokouskutsun yhteydessä.

ENNAKKOTEHTÄVÄ osallistujille:

(Olen valinnut muutaman videon esimerkinomaisesti. Ennen kokousta mietimme ne yhdessä suunnittelutiimin kanssa.)

  • Katso video ja valitse siitä 2-3 sellaista asiaa/ideaa, jotka ”kolisivat” tai joita voisi soveltaa omassa työyhteisössä. Valmistaudu esittelemään ja perustelemaan ideasi kokouksessa.
  • Jos intoa riittää, kannattaa katsoa muutkin videot, jotta saisit asiasta paremman kokonaiskuvan.

Ryhmä 1

Näin perustetaan Team-kokouksia. ryhmiä ym.

https://www.youtube.com/watch?v=7H3yeOjWIeU&feature=youtu.be

Ryhmä 2

Teamsin käyttö tiedostojen käsittelyyn

https://www.youtube.com/watch?v=BNjctgD2e5c&feature=youtu.be

Ryhmä 3

Keskustelut ja puhelut Teamsissä

https://youtu.be/xPBTjAhzS1c

Ryhmä 4

Yhteistoiminnallisen johtamisen periaatteet tehokkaan kokouksen perustana.

Yhteistoiminnallinen johtaminen pähkinänkuoressa – video

Ryhmä 5

???

HUOM! Jos sinulla lukija on tiedossa jokin video, jonka avulla voi opiskella Teamsin käyttöä, laita linkki siihen alla olevaan kommenttikenttään tai lähetä sähköpostilla osoitteeseen asko@leppilampi.com   KIITOS! 

Osallistujille jaetaan viimeistään 2 pv ennen kokousta esityslista.

  • Mikäli kokouksessa on tarkoitus päättää jotain, päätösesitykset laitetaan mukaan.
  • Houkuttele porukka koneiden ääreen hyvissä ajoin ennen kuin kokous alkaa. Aloittakaa vapaamuotoinen ”lämmittely” jollain hyvällä videolla, musiikilla, yhteisellä kahvihetkellä tms.

 

Hyvän kokousympäristön luominen

 Ennen kokousta 

  • Varmista, että esitykset eivät ole liian ”raskaita” nettiyhteys huomioiden. Tarkista!
  • Varmista, että jokainen (esiintyjä) osaa jakaa ruutunsa muiden nähtäväksi.
  • Varmistetaan testaamalla, että tekniikka toimii (äänet, kuvayhteys, linkitykset,…).
  • Pohdi, tarvitaanko taustamusiikkia alkuun, kun odotetaan porukkaa liittymään ja esim. silloin, jos jokainen tekee yksilötyötä tai mikäli porukka työskentelee kanava-ryhmissä

Mieti varasuunnitelma siltä varalta, että yhteys katkeaa.

Kokouksen aikana

  1. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri ja tekniikkavastaavat (2). (esimerkkejä)

Puheenjohtaja avaa tilaisuuden, juontaa, ohjeistaa verkkoalustan käyttöön, pitää huolen aikataulusta ja toimii esiintyjän apuna Q&A-osiossa.

Sihteeri kirjaa sovitus asiat pöytäkirjaan.

Tekniikkavastaava 1 nauhoittaa videon, hoitaa ryhmäjaot ja käyttää tarvittaessa Padlet tms. -toimintoa.

Tekniikkavastaava 2 vahtii chattia, vastaa sinne ilmestyviin kysymyksiin ja toimii puheenjohtajan apurina yhteiskeskustelussa.

  1. Päätetään aika, jolloin kokous viimeistään loppuu (enintään 1 h 30 min).
  2. Ilmoitetaan (näytölle näkymään) pelisäännöt:
    • Mikki saa olla päälla vain omalla puheenvuorolla.
    • Puheenvuoron pyyntö pääsääntöisesti keskustelu-toiminnolla, peukutuksella tms.
    • Videoyhteys vain, jos niin sovitaan (kaistanopeus ratkaisee). Voidaan myös sopia, että samalla kun puhuja aukaisee mikin hän laittaa myös videoyhteyden päälle.
    • Varmistetaan pariporinoilla/ryhmäkeskusteluille, että kaikkien mielipiteet tulee kuulluksi ennen päätöksentekoa.
    • Ollaan rakentavasti kriittisiä. Pysytään asiassa.
    • Päätetään, että arvioidaan kokouksen kulkua sen lopussa.

Tavoitteiden määrittäminen

  1. Käydään pikaisesti näytön avulla läpi kokouksen esityslista, joka on jaettu vähintään pari päivää ennen kokousta osallistujille Teamsiin paikkaan, jonka jokainen tietää.
  2. Tiedustellaan mitä muita asioita kokouksessa halutaan käsitellä. Otetaan asialistalle vain ne asiat, jotka nousevat esille tässä vaiheessa.
  3. Ellei esityslistaa ole jaettu/tehty ennakkoon, on osallistujien motivoinnin kannalta erityisen tärkeää sopia käsiteltävät asiat. Paras tulos saavutetaan, mikäli osallistujille annetaan hetki aikaa miettiä esityslistaa pienissä porinaryhmissä.
  4. Käsiteltävät asiat kirjataan ylös esityslistaan, joka on Teamsissa kaikkien nähtävissä. Priorisoidaan asiat ennen käsittelyn aloittamista ellei sitä ole tehty ennen kokousta.

Yhteistoiminnallinen kokous 

Puheenjohtajan ja esiintyjien toiminta

Laita tehtävänannot näkyviin jaetulla näytöllä PowerPointilla, chattiin tms. Varmista vielä selkeällä ohjeistuksella. Älä unohda kysyä ”onko kysyttävää?”

  1. Käytä ääntäsi vaihtelevasti, vaihtele rytmiä, käytä huumoria.
  2. Innosta osallistujia olemalla itse innostunut. Näytä mallia!
  3. Älä pidä pitkiä puheenvuoroja. 5 minuuttia on ehdoton maksimi, jonka jälkeen aina tilaa kysymyksille ja keskusteluille.
  4. Älä ylitä sovittua aikataulua. Lopeta kokous, jos mahdollista, jopa etuajassa.
  5. Jätä porukka ”nälkäiseksi” eli tilaan, jossa he haluavat, että valmisteilla/kehitteillä olevan asian käsittelyä jatketaan myöhemmin joko epävirallisissa ryhmissä tai seuraavassa yhteisessä kokouksessa. Ihanne olisi, että he haluavat perehtyä asioihin itsenäisesti (tai yhdessä) kokouksen jälkeen syventääkseen tietojaan.
  6. Varo negatiivisia ”naulakkokeskusteluja” eli sitä, että porukka ei tiedä mitä päätettiin tai jää kovin erimieliseksi ilman perusteluja.
  7. Nauti ja saa muutkin nauttimaan!

Informaatioasiat

Informaatioasiat käsitellään nopeasti ”alta pois”. Usein riittää, että kerrotaan, mitä ne ovat, mistä ne löytyvät  ja ”onko kysyttävää?”

Päätettävät asiat

  1. Käsitellään asiat esityslistassa olevien päätösesitysten pohjalta siten, että jokaisen mielipidettä kuullaan (mikäli oletetaan, että päätöstä ei ymmärretä tai että siitä on selkästi erilaisia näkemyksiä). Parhaiten tämä onnistuu, kun etenkin vaikeissa asioissa päätösesityksen jälkeen puheenjohtaja esittelee lyhyesti päätösesityksen ja antaa sen jälkeen ryhmille tai pareille muutaman minuutin mahdollisuuden keskustella esityksestä ja valmistautua perustelemaan mielipiteensä. (Voidaan tarvittaessa kirjata yhteiselle taululle.)
  2. Ryhmille annetaan aikaa esim. 5 minuuttia pitää oma kokouksensa erillisessä tiimissään tai kanavalla.
    • Ryhmät pitävät omat palaverinsa ja kirjaavat asiat sähköisesti yhdessä sovittuun paikkaan (Teamsin chat, Padlet, Onenote,…).
  3. Porinaryhmien jälkeen kukin ryhmä esittää perustellun kantansa yhteiseltä ilmoitustaululta. Puheenjohtaja arpoo vastaajan, esim. nimiluettelosta jokaisen ryhmän n:o 2. (Seuraavalla kierroksella jokin toinen numero tavoitteena, että kaikki pääsevät/joutuvat vuorollaan ääneen). Peukalokyytiläisiä ei sallita!                                                                 (Mikäli keskustelu on kirjoitettu jonnekin muualle muistiin, se kopioidaan puheenvuoron aluksi yhteiseen muistioon (ks. edellä sovittu paikka).
  4. Näin jatketaannapakasti ryhmä kerrallaan. Kun kaikkien ryhmien mielipide on kuultu, käydään yleiskeskustelu, jossa rakentavan kriittisesti otetaan kantaa ryhmien mielipiteisiin. Vastakkainen mielipide perustellaan. Esitetään aina vaihtoehto, ellei hyväksytä muiden esitystä.
  5. Yhteinen päätös tehdään sen jälkeen, kun jokaisen ryhmän mielipiteet on kuultu. Kirjataan tehty päätös pöytäkirjaan, joka laitetaan kaikkien nähtäville. Tarkistetaan sanamuoto.
  6. Edetään samalla tavalla yhdessä sovitun asialistan mukaisesti asiaa kerrallaan.   Ryhmäkeskusteluja käytetään ainoastaan haastavimmissa asioissa.
  7. Pysähdy sopivin (5-10 min) välein tarkistamaan mitä kysymyksiä on tullut chatiin.
  8. Puheenjohtaja varmistaa koko ajan, että pysytään aikataulussa.
  9. Todetaan lopussa, että tässä kokouksessa päätetyt asiat on luettavissa heti kokouksen jälkeen Teamsistä. (Poissaolleet ovat velvollisia lukemaan sen ja kuittaamaan kommenttikenttään, että ovat lukeneet.)

Seuraavan kokouksen suunnittelu

Päätetään lopuksi seuraavista asioista:

Seuraavan kokouksen aika:

Kokouksen puheenjohtajana toimii

Kokouksen sihteerinä toimii

Seuraavassa kokouksessa käsittelemme seuraavia asioita:

1.

Sen valmistelusta vastaa

2.

Sen valmistelusta vastaa

Valmistaudumme kokoukseen seuraavasti (sovitaan välitehtävät)

Varaamme kokoukseen seuraavat asiakirjat/materiaalit:

Niiden hankinnasta vastaa:

Ne toimitetaan Teamsiin xxx mennessä.

Kokemusten jakaminen, arviointi ja johtopäätösten tekeminen

  1. Keskustellaan miltä työskentely tuntui. Mitä havaitsit itsestäsi ja muista?
  2. Mietitään ryhmissä ja sitten yhdessä sitä, kuinka tehokasta kokouksen kulku oli. Miksi?
  3. Keskustellaan siitä, osallistuivatko kaikki? Miksi eivät? Mitä voisi tehdä jatkossa toisin?
  4. Pohditaan, miten tulisi jatkossa toimia, jotta kokoukset kehittyisivät entisestään.
  5. Arvioidaan kuinka kokouksen alussa sovittua pelisääntöä noudatettiin.
  6. Päätetään seuraavassa kokouksessa käytettävistä pelisäännöistä. Sovitaan myös esim. että miten kukin tutustuu materiaaliin ennen kokousta.

© Asko Leppilampi 2020

 

Näitäkin kannattaa vilkaista, kun suunnittelet yhteistoiminnallista koulutusta tai kokousta:

Yhteistoiminnallisen oppimisprosessin suunnittelu – artikkeli

Yhteistoiminnallisen oppisen tunnin suunnittelurunko

Miten käynnistää yhteistoiminnallinen oppiminen? (muokattu 19.3.2018)

Yhteistoiminnallisen johtamisen portaat 1: teoriaa ja taustaa

 439 total views,  1 views today

Jos koet tämän artikkelin hyödylliseksi, ole hyvä ja jaa sitä eteenpäin, kiitos!