Tässä on ohjeistusta tiimisopimuksen täyttämiseen:

TIIMIKÄSITTEIDEN AVAUKSIA JA OHJEISTUSTA TIIMISOPIMUKSEN LAATIMISEN

Tiimien määritelmiä:

Tiimi on ryhmä ihmisiä, jotka vastaavat jonkin sovitun kokonaisuuden hoitamisesta alusta loppuun yhteistyössä. (Spiik 1999)

Tiimi on joukko ihmisiä, joilla on
– yhteisiä tavoitteita, joiden saavuttamisesta kaikki kokevat vastuuta
– riittävät valtuudet ja muut resurssit tehtäviensä hoitamiseen
– riittävästi toisiaan täydentäviä taitoja ja taipumuksia. (Helin 1999, 2. painos)

Tiimi on pieni ryhmä ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja ja he ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään, yhteisiin suoritustavoitteisiin ja yhteiseen toimintamalliin ja pitävät itseään yhteisvastuussa suorituksistaan. (Katzenbach & Smith 1993)

Tiimi on ryhmä ihmisiä, jotka itsejohtoisesti ja yhteisvastuullisesti ja tiiviissä yhteistyössä suorittavat tiettyä työkokonaisuutta ja tiimin jäsenten erilaisuutta hyödyntäen pyrkivät yhteisiin arvopäämääriin ja tavoitteisiin yhteisten pelisääntöjen puitteissa. (Pirnes 1994)

Arvot

ovat organisaation toiminnan perusta. Ne viestivät organisaation tärkeimmät asiat, jotka se ottaa tosissaan. Tavoite on, että selvitetään
– miten ne ilmenevät kussakin työpisteessä, tiimissä ja työnjaossa
– millaista on arvojen mukainen ja niiden vastainen käyttäytyminen.

Tiimisopimuksen tekeminen

Lähtökohtana tiimisopimuksen laatimiseen ovat:

– tiimien toiminta ja tavoitteet, joiden tulee olla yhdensuuntaiset organisaation toiminnan ja tavoitteiden kanssa
– tiimien tavoitteet tarkennetaan organisaation vuosittaista toimintasuunnitelmasta eli tiimikohtaisesti määritellään, mitä asetetut tavoitteet tarkoittavat tiimin kannalta ja miten niihin päästään.

Jos yhteisiin tavoitteisiin pääsemisessä on ylivoimaisia ongelmia, on tiimin syytä miettiä mitä on tehtävissä ja toimia sen mukaisesti. Tiimi on olemassa sitä varten, että työt hoituvat tehokkaasti ja joustavasti kerralla oikein ja että kaikilla on hyvä olla: asiakkailla, yhteistyökumppaneilla ja tiimin jäsenillä

Seuraavassa on selitetty hieman sitä, mitä kukin sopimuksen osio tarkoittaa:

Tiimin perustehtävä kertoo sen, miksi tiimi on olemassa .

Tiimin erityistehtävät –osioon kirjataan ne tehtävät, jotka organisaatiossa on annettu tiimin vastuulle.

Tiimin jäsenten vastuualueeseen kirjataan jokaisen kohdalle se erityisosaamisalue tai –tehtävä, josta kyseinen henkilö on vastuussa omassa tiimissään. Usein on hyvä, jos jokaiselle on nimetty varahenkilö omasta tiimistä eli jokaiselle on esim. pari vastuualuetta.

Pelisäännöt

1) Yhtenäiset, yhdessä sovitut pelisäännöt ovat osa tiimin kulttuuria ja luovat kuvan myös ryhmästä ulospäin.
2) Pelisääntöjen tulee olla sopusoinnussa organisaation yhteisten pelisääntöjen kanssa.
3) Pelisääntöjen avulla määritellään työyhteisölle toimintamalleja, jotka mahdollistavat toimivan yhteistyön.
4) Asioiden hoitaminen helpottuu, kun asiakkaat ja yhteistyökumppanit tietävät, miten organisaatio ja sen tiimit toimivat.
5) Pelisäännöt ohjaavat toimintaa ja niitä myös noudatetaan, jotta voidaan luottaa toisten tekemisiin.
6) Pelisäännöt poistavat sekavuutta työskentelystä, ja tekevät siitä järkevää ja tehokasta.
7) Tiimin pelisäännöt sovitaan yhdessä eikä kukaan voi muuttaa niitä yksin.
8) Ovat mahdollisimman konkreettisia, jatkuvasti tilanteen mukaan kehittyviä.
9) Pelisääntöjen noudattamista seurataan koko ajan. Niiden rikkomisesta sovitaan tarvittaessa sanktioita.
10) Tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.

Seuraavat kysymykset saattavat auttaa pelisääntöjen laatimista:

millainen käyttäytyminen
– vaikuttaa motivoivasti ja nostaa itseluottamusta
– parantaa työilmapiiriä
– on määriteltyjen arvojen mukaista
– edistää yhdessä onnistumista
– edistää asiakastyytyväisyyttä
tai millainen käyttäytyminen
– häiritsee (muiden) työntekoa
– heikentää motivaatiota ja laskee itsetuntoa
– on määriteltyjen arvojen vastaista
– heikentää onnistumista
– heikentää asiakastyytyväisyyttä?

Tiimin valtuudet

Ensimmäiseen osioon dokumentoidaan ne asiat, joista tiimi saa itsenäisesti päättää. Tällaisia asioita ovat johdon tiimille myöntämät valtuudet päättää esim. määrärahojen käytöstä sovittuun summaan saakka, työnjaosta tiimin sisällä, lomista ym. tiimin työhön liittyvistä asioista.

Toisessa osiossa tiimi esittää toiveet niistä asioista, joihin se haluaisi valtuudet. Johto päättää asioista ja myöntää lisävaltuuksia sen mukaan, kun tiimi osoittaa kykenevänsä itsenäisesti päättämään asioista. Lopullinen vastuu asioista on usein johdolla, joka seuraa vallankäyttöä.

Kehittämiskohteet, niiden toteutus ja arviointi

Tähän osioon tiimi valitsee avoimen, kriittisen keskustelun perusteella ne asiat, palvelut, toimintatavat yms., jotka kaipaavat kehittämistä. Kehittämiskohteet voidaan ottaa esim. tiimitutkimuksen tuloksista, tiimin toiminnan arvioinnin, kehittämiskeskustelun tms. perusteella. Tärkeää on, että kehittämiskohteet ovat päämäärältään organisaation arvojen, toimintaperiaatteiden, päämäärien ja tavoitteiden suuntaisia.

Alussa kannattaa valita kohteeksi pienehkö ja konkreettinen, mutta myös riittävän tärkeä ja haasteellinen asia, johon tiimi voi itsenäisesti vaikuttaa. Tällaisia voivat olla esim. palaverikäytänteet, tiedonkulku tiimin sisällä, pulmien käsittely, tiimin koulutussuunnitelman tekeminen tai esityksen tekeminen organisaation toimintasuunnitelmaan. On järkevää, että kehittämissuunnitelma kattaa esim. loppuvuoden. Varalle voi pohtia jo seuraavan kevään tai tarvittaessa koko vuoden kehittämiskohteita, jotka suuntaavat työntekijöiden ajattelua tuleviin kohteisiin.

Mittarit tavoitteiden saavuttamiselle

1) ovat tavoitteista johdettuja, selkeitä ja ymmärrettäviä.
2) ohjaavat toimintaa ja synnyttävät halua kehittämiseen
3) ovat yleensä konkreettisia asioita (määrä, laatu, aikataulu, rahamäärä, tunnusluku, poikkeama).

Sen lisäksi ne voivat olla käytännön toimintoja (ns. onnistumisen kriteerit), joista näkee tai kuulee, kun tavoite on saavutettu. Esimerkiksi, jos tiimi on valinnut ”tiedon kulun” kehittämiskohteeksi, tällaisia ovat
– kokoushuoneen seinälle on asennettu ilmoitustaulu
– tiimille on perustettu ryhmäposti (internet)
– tiimillä on oma sähköinen ilmoitustaulu
– tiimillä on yhteinen sähköinen kalenteri
– tiimi kokoontuu säännöllisesti päivittäin, kerran viikossa, …
– tiimi laatii jokaisesta kokouksesta muistion, jonka kuka tahansa voi lukea sovitusta paikasta
– jne.

Miten johto tai muut tiimit voisivat tukea tiimimme toimintaa?

Miten voimme auttaa muita ryhmiä saavuttamaan tavoitteensa?

Tällaisia asioita voivat olla esim. kiinnostus tiimin toiminnasta, kannustus ja tuki, avoin tiedon jakaminen, yhteinen oppiminen ja sisäinen benchmarking, koulutusmahdollisuuksien tarjoaminen.

Mitkä ovat suurimmat uhat/esteet tavoitteidemme saavuttamisessa?

Esimerkkeinä näistä ovat toisen työn aliarvostaminen ja vähättely, takanpäin puhuminen, heikko sitoutuminen yhteisiin tehtäviin, vetäytyminen vastuusta, kiusaaminen, naljailu, tiedon panttaaminen jne.

Tiimin resurssit

Aineellisiin resursseihin voidaan lukea rahan lisäksi ainakin materiaali ja työvälineet.

Aineettomiin kuuluvat esim. nykyosaaminen, erityistaidot, tiimin jäsenten kokemus, koulutusmahdollisuudet, työnohjaus, konsultaatio, tutorointi, mentorointi,

Kun ryhmä on saanut ensimmäisen version valmiiksi, se antaa tiimisopimuksen esimiehen ja muun johdon arvioitavaksi ja täydennettäväksi. Johto palauttaa sen tiimille kommenttien kera, jonka jälkeen tiimi laatii lopullisen sopimuksen, allekirjoittaa sen ja toimitta johdon hyväksyttäväksi. Sopimusta päivitetään säännöllisesti, mutta johdon hyväksyttäväksi sen viedään esim. kerran vuodessa. Tärkeintä on, että tiimi käyttää sitä säännöllisesti oman kehittymisensä apuvälineenä ja arvioi sitä esim. kerran kuukaudessa tai pari kertaa vuodessa.