Yhdessä luodut pelisäännöt ovat avain toimivaan tiimiin ja työyhteisöön. Usein kuulee, että ”meillä on yhteiset pelisäännöt, joiden mukaan toimitaan”.  Kun kysyy missä ne ovat, on vastaus, että ”Kaikki kyllä tietävät ne. Ei niitä tarvitse kirjoittaa”. Olen sitä mieltä, että tässäkin toimii vanha laatuslogan ”mitä ei ole dokumentoitu, sitä ei ole olemassa”. Tiedon kulku varmistuu vain ja ainoastaan sillä, että kaikki sovitut asiat dokumentoidaan. Väki saattaa vaihtua eikä uusi tulokas saa välttämättä riittävästi informaatiota talon toimintatavoista.  Avaan tässä kirjoituksessa hieman pelisääntöjen merkitystä sekä annan esimerkin miten niitä luodaan yhdessä henkilöstön kanssa.

”Totuuksia” pelisäännöistä

  • Yhtenäiset, yhdessä sovitut pelisäännöt ovat osa tiimin kulttuuria ja luovat kuvan myös ryhmästä ulospäin.
  • Pelisääntöjen tulee olla sopusoinnussa organisaation yhteisten pelisääntöjen kanssa.
  • Pelisääntöjen avulla määritellään työyhteisölle toimintamalleja, jotka mahdollistavat toimivan yhteistyön.
  • Asioiden hoitaminen helpottuu, kun asiakkaat ja yhteistyökumppanit tietävät, miten organisaatio ja sen tiimit toimivat.
  • Pelisäännöt ohjaavat toimintaa ja niitä myös noudatetaan, jotta voidaan luottaa toisten tekemisiin. Johdon malli/esimerkki on tässä ensiarvoisen tärkeää.
  • Pelisäännöt poistavat sekavuutta työskentelystä, ja tekevät siitä järkevää ja tehokasta.
  • Tiimin pelisäännöt sovitaan yhdessä eikä kukaan voi muuttaa niitä yksin.
  • Pelisäännöt ovat mahdollisimman konkreettisia ja kehittyvä jatkuvasti tilanteen mukaan.
  • Pelisääntöjen noudattamista seurataan koko ajan. Niiden rikkomisesta sovitaan tarvittaessa sanktioita.
  • Pelisäännöt tarkistetaan vähintään kerran vuodessa.

Esimerkki pelisääntöjen laatimiseen:

  1. Ota ryhmässä luku kahteen.
  2. Ykköset muodostavat pareja, samoin kuin myös kakkoset.
  3. Ykköset kirjaavat yksin muutaman minuutin vastauksia kysymyksiin

        Millainen käyttäytyminen

  • vaikuttaa motivoivasti ja nostaa itseluottamusta
  • parantaa työilmapiiriä
  • on määriteltyjen arvojen mukaista
  • edistää yhdessä onnistumista
  • edistää asiakastyytyväisyyttä

Kakkoset kirjaavat yksin muutaman minuutin vastauksia kysymyksiin

         Millainen käyttäytyminen

  • häiritsee (muiden) työntekoa
  • heikentää motivaatiota ja laskee itsetuntoa
  • on määriteltyjen arvojen vastaista
  • heikentää onnistumista
  • heikentää asiakastyytyväisyyttä?

4.  Parit esittelevät ajatuksiaan toisilleen ja valitsevat niistä muutaman.

5.  Kaksi pari yhdistetään ja niistä muodostuu 4 hengen ryhmät.

6. Ryhmät laativat 3-4 yhteistä pelisääntöä myönteiseen muotoon (= ei kieltoja).

7.  Vetäjä pyytää, että ryhmissä otetaan luku neljään.

8. Vetäjä pyytää, että ensimmäisen ryhmän numero 2 sanoo yhden pelisäännön, joka kirjataan fläppitaululle.

9. Jatketaan seuraavaan ryhmään, josta jälleen numero 2 sanoo yhden asian, kunnes jokainen ryhmä on sanonut yhden asian.

10. Jatketaan kierrosta niin, että jokaisen ryhmän n:o 3 sanoo yhden pelisäännön jne.

11. Kun kaikki pelisääntöehdotukset on sanottu, ryhmät valitsevat esillä olevista 3 tärkeintä.

12. Muutaman minuutin kuluttua ryhmän jäsen n:o 4 käy vetämässä tukkimiehen kirjanpitoa hyväksi käyttäen viivan 3 ryhmän mielestä tärkeimmän pelisäännön perään.

13. Kun kaikki on kirjattu, valitaan 4-5 eniten ääniä saanutta pelisääntöa koko porukan yhteisiksi pelisäännöiksi. Käydään vielä keskustelua, että kaikki ymmärtävät mitä pelisääntö tarkoittaa.

14. Sovitaan, että ykköset (tai osa heistä) työstävät pelisäännöt sovittuun paikkaan dokumentiksi kaikkien nähtäville.

15. Sovitaan seurannasta ja mahdollisista sanktioista. Päätetään milloin niiden noudattamista arvioidaan.

16. Sovitaan mahdolliset sanktiot, ellei pelisääntöjä noudateta.

 

1,159 total views, 3 views today