Olen esitellyt täällä sivustollani erittäin käyttökelpoisen apuvälineen tiimien rakentamiseen.  Tiimisopimus löytyy tämän linkin takaa. Suosittelen sen käyttöönottoa tiimien kehittämiseen. Koska tiimisopimuksen käyttöönotto on usein aika haastavaa, olen laatinut vihjeitä, jotka saattavat auttaa asiassa.

Tiimisopimuslomake – tärkeä työkalu tiimiorganisaation rakentamiseen

 

Peruslähtökohtana tiimisopimuksen laatimiseen ovat:

  • tiimien toiminta ja tavoitteet, joiden tulee olla yhdensuuntaiset organisaation toiminnan ja tavoitteiden kanssa
  • tiimien tavoitteet tarkennetaan organisaation vuosittaista toimintasuunnitelmasta eli tiimikohtaisesti määritellään, mitä asetetut tavoitteet tarkoittavat tiimin kannalta ja miten niihin päästään.

Jos yhteisiin tavoitteisiin pääsemisessä on ylivoimaisia ongelmia, on tiimin syytä miettiä mitä on tehtävissä ja toimia sen mukaisesti. Tiimi on olemassa sitä varten, että työt hoituvat tehokkaasti ja joustavasti kerralla oikein ja että kaikilla on hyvä olla: asiakkailla, yhteistyökumppaneilla ja tiimin jäsenillä.

Ohjeita tiimisopimuksen täyttämiseen

Seuraavassa on selitetty hieman sitä, mitä kukin sopimuksen osio tarkoittaa:

Tiimin nimi

Ensimmäisiä tehtäviä on sopia tiimeille nimet. Työyhteisöissä niiden nimet voidaan sopia yhdessä niiden perustehtävien mukaan (esim. strategiatiimi, johtamistiimi, arjen tiimi, yhteistyötiimi,…). Vaihtoehtoisesti tiimit voivat sopia nimet keskenään.

Tiimin perustehtävä

kertoo sen, miksi tiimi on olemassa . Esim. kouluissa perustehtävä voi olla kaikille sama eli ”opetuksen ja kasvatuksen kehittäminen”

Tiimin erityistehtävä

sovitaan työyhteisökohtaisesti. Se voi liittyä myyntiin, ostoihin, markkinointiin, tuotekehitykseen,…

Tiimin jäsenet ja heidän vastuualueensa

Tämä on äärimmäisen tärkeä vaihe tiimien rakentamisessa. Jos kyseessä on esim. matriisiorganisaatio, jossa on työtehtävien perusteella nimetyt tiimit ja asiantuntijaryhmät, sopivat tiimiläiset keskenään kuka kuuluu mihinkin asiantuntijaryhmään. Asiantuntijaryhmät ovat tässä esimerkissä tiimirajat ylittäviä ryhmiä, joiden tehtävänä on koko organisaation toiminnan kehittäminen (esim. viestintäryhmä, johtoryhmä, pelisääntöryhmä, strategiaryhmä,…). Jokainen tiimiläinen kuuluu eri asiantuntijaryhmään joka tässä tapauksessa voisi olla hänen vastuualueensa.

Tiimin vetäjä ja varavetäjä

Sitoutumisen ja toimivuuden kannalta on järkevää, että tiimi sopii keskenään vetäjän ja varavetäjän ja heidän toimikautensa. Yksi esimerkki on, että vetäjä ja varavetäjä sovitaan vuodeksi. Vuoden kuluttua varavetäjä nousee vetäjäksi ja joku muu tiimiläinen varavetäjäksi. Tavoite on, että jokainen olisi vuorollaan näissä tehtävissä. Vetäjävastuu ”opettaa” tiimiläisiä yhteisvastuuseen. Sen koettua jokainen on yleensä entistä parempi tiimiläinen, kun on ”päässyt nauttimaan johtamisen ihanuudesta”.

Pelisäännöt

Tiimi voi sopia keskustellen muutaman pelisäännön ja kirjata ne tiimisopimukseen. Kun niitä on työstetty tiimeissä, tilaisuuden vetäjä voi kysellä tiimeiltä muutamia pelisääntöjä, joita muut voivat sitten ottaa omaan tiimiinsä.

Esille nousseista pelisäännöistä voidaan valita muutamia koko työyhteisön pelisäännöiksi.

Seuraavassa linkissä on vielä

selostusta pelisäännöistä ja esimerkki niiden laatimisesta koko tiimille ja/tai organisaatiolle.

 

Tiimipalaverit 

Sen täyttöä on ohjeistettu tiimisopimuslomakkeessa.

Löydät ohjeita tehokkaan kokouksen pitämiseen myös tästä postauksesta:

TEHOKKUUTTA KOKOUKSIIN!

 

Tiimin valtuudet

  • A-osioon dokumentoidaan ne asiat, joista tiimi saa itsenäisesti päättää. Tällaisia asioita ovat johdon tiimille myöntämät valtuudet päättää esim. määrärahojen käytöstä sovittuun summaan saakka, työnjaosta tiimin sisällä, lomista ym. tiimin työhön liittyvistä asioista.
  • B-osiossa tiimi esittää toiveet niistä asioista, joihin se haluaisi valtuudet. Johto päättää asioista ja myöntää lisävaltuuksia sen mukaan, kun tiimi osoittaa kykenevänsä itsenäisesti päättämään asioista. Lopullinen vastuu asioista on usein johdolla, joka seuraa vallankäyttöä.

 

Kehittämiskohteet, niiden toteutus ja arviointi (TÄRKEÄ!!!)

 Tähän osioon tiimi valitsee avoimen, kriittisen keskustelun perusteella ne asiat, palvelut, toimintatavat yms., jotka kaipaavat kehittämistä tiimin sisällä. Kehittämiskohteet voidaan ottaa esim. tiimitutkimuksen tuloksista, tiimin toiminnan arvioinnin, kehittämiskeskustelun tms. perusteella. Tärkeää on, että kehittämiskohteet ovat päämäärältään organisaation arvojen, toimintaperiaatteiden, päämäärien ja tavoitteiden suuntaisia.

Alussa kannattaa valita kohteeksi pienehkö ja konkreettinen, mutta myös riittävän tärkeä ja haasteellinen asia, johon tiimi voi itsenäisesti vaikuttaa. Tällaisia voivat olla esim. palaverikäytänteet, tiedonkulku tiimin sisällä, pulmien käsittely, tiimin koulutussuunnitelman tekeminen tai esityksen tekeminen organisaation toimintasuunnitelmaan. On järkevää, että kehittämissuunnitelma kattaa esim. loppuvuoden. Varalle voi pohtia jo seuraavan kevään tai tarvittaessa koko vuoden kehittämiskohteita, jotka suuntaavat työntekijöiden ajattelua tuleviin kohteisiin.

Mittarit tavoitteiden saavuttamiselle

  • ovat tavoitteista johdettuja, selkeitä ja ymmärrettäviä.
  • ohjaavat toimintaa ja synnyttävät halua kehittämiseen
  • ovat yleensä konkreettisia asioita (määrä, laatu, aikataulu, rahamäärä, tunnusluku, poikkeama).

Sen lisäksi ne voivat olla käytännön toimintoja (ns. onnistumisen kriteerit), joista näkee tai kuulee, kun tavoite on saavutettu. Esimerkiksi, jos tiimi on valinnut ”tiedon kulun” kehittämiskohteeksi, tällaisia ovat

  • kokoushuoneen seinälle on asennettu ilmoitustaulu
  • tiimille on perustettu ryhmäposti (internet)
  • tiimillä on oma sähköinen ilmoitustaulu
  • tiimillä on yhteinen sähköinen kalenteri
  • tiimi kokoontuu säännöllisesti päivittäin, kerran viikossa, …
  • tiimi laatii jokaisesta kokouksesta muistion, jonka kuka tahansa voi lukea sovitusta paikasta
  • jne.

 

Miten johto tai muut tiimit voisivat tukea tiimimme toimintaa?

 

Miten voimme auttaa muita ryhmiä saavuttamaan tavoitteensa?

Tällaisia asioita voivat olla esim. kiinnostus tiimin toiminnasta, kannustus ja tuki, avoin tiedon jakaminen, yhteinen oppiminen ja sisäinen benchmarking, koulutusmahdollisuuksien tarjoaminen.

 

Mitkä ovat suurimmat uhat/esteet tavoitteidemme saavuttamisessa?

Esimerkkeinä näistä ovat toisen työn aliarvostaminen ja vähättely, takanpäin puhuminen, heikko sitoutuminen yhteisiin tehtäviin, vetäytyminen vastuusta, kiusaaminen, naljailu, tiedon panttaaminen jne.

 

Tiimin resurssit

  • Aineellisiin resursseihin voidaan lukea rahan lisäksi ainakin materiaali ja työvälineet.
  • Aineettomiin kuuluvat esim. nykyosaaminen, erityistaidot, tiimin jäsenten kokemus, koulutusmahdollisuudet, työnohjaus, konsultaatio, tutorointi, mentorointi,

 

Kun ryhmä on saanut ensimmäisen version valmiiksi, se antaa tiimisopimuksen esimiehen ja muun johdon arvioitavaksi ja täydennettäväksi. Johto palauttaa sen tiimille kommenttien kera, jonka jälkeen tiimi laatii lopullisen sopimuksen, allekirjoittaa sen ja toimittaa johdon hyväksyttäväksi.

Sopimusta päivitetään säännöllisesti, mutta johdon hyväksyttäväksi sen viedään esim. kerran vuodessa. Tärkeintä on, että tiimi käyttää sitä säännöllisesti oman kehittymisensä apuvälineenä ja arvioi sitä esim. kerran kuukaudessa.

Tiimisopimus on myös erinomainen apuväline uuden jäsenen perehdyttämisessä. Tiimin kannattaa sopia aina tapauskohtaisesti kuka on vastuussa perehdyttämisestä.

 

JOHDOLLE VINKKI!

Kun johtotiimillä on kaikkien tiimien sopimukset käytettävissä, se käyttää niitä johtamisen apuvälineenä. Mikäli usealla tiimillä on esim. sama kehittämiskohde, se voidaan ottaa koko työyhteisön yhteiseksi kehittämiskohteeksi. Samoin kannattaa menetellä pelisääntöjen kohdalla. Näin johto saa herätteitä ja ideoita koko työyhteisön kehittämiseen henkilöstöltä, mikä on sitoutumisen kannalta loistojuttu.

 

 

 

1,041 total views, 3 views today