Minulla on tarkoitus laatia tänne sivustooni mittava työkalupakki. Tämä on yksi esimerkki johtamisen tueksi laatimistani juoksutuksista. Oleellista näissä on, että kaikissa toteutuvat yhteistoiminnallisen oppimisen / johtamisen periaatteet.

Organisaation kehittämiskohteiden käsittely (by Asko Leppilampi)

Tämä eräässä yrityksessä toteutettu esimerkki on laadittu helpottamaan henkilöstön kanssa käytäviä kehittämiskeskusteluja. Sitä ei ole tarkoitettu käytettäväksi sellaisenaan, vaan siitä kannattaa muokata kuhunkin tilanteeseen sopiva malli. Joskus on järkevää, että henkilöstölle järjestetään useampia samanlaisia tilaisuuksia siten, että jokainen pääsee osallistumaan. Aikaa kannattaa varata noin 1,5 tuntia/tapaaminen. Seuraava prosessi saattaa vaatia useampia tapaamisia. Esimerkkiä voi käyttää soveltaen myös käytäessä muita asioita (esim. pelisääntöjen sopimista) läpi opiskelijoiden kanssa.

Kehittämiskohteiden työstäminen (toteutettu esimerkki teemana työssä jaksaminen)

Järjestetään kokoustilaan ennakkoon tuolit ympyrämuotoon ilman pöytiä. Kukin istuu saapuessaan haluamalleen paikalle.

  1. Tilaisuuden vetäjät toivottavat ryhmän tervetulleeksi, kertovat tapaamisen tavoitteet ja  aikataulun. Ensimmäisen kokoontumisen tarkoitus jatkaa keskustelua ”TYÖSSÄ JAKSAMISESTA” ja pohtia keinoja, toimenpiteitä, vastuita ja aikatauluja sen edistämiseksi.
  2. Päätetään, ketkä laativat tästä tilaisuudesta lyhyen muistion ja toimittavat sen muulle henkilökunnalle tiedoksi.
  3. Sovitaan tähän ja seuraaviin tapaamiseen esimerkiksi seuraavat pelisäännöt:
    1. Jokainen on pienryhmäporinoiden jälkeen valmis raportoimaan, mitä niissä keskusteltiin.
    2. Pidetään kiinni aikataulusta.
    3. Puhelin ei soi. Jos jonkun pakko pitää sitä auki, hän ilmoittaa asian heti ja perustelee miksi.
    4. Pidetään huoli, että jokainen tulee kuulluksi.

Kirjataan säännöt fläppitaululle.

  1. Pyydetään osallistujia ottamaan jako x:ään. Ryhmät muodostetaan siten, että saman numeroiset muodostavat 2-3 hengen parin/ryhmän.
  2. Annetaan ryhmille tehtävät. Ryhmä yksi pohtii millaisia toimenpiteitä työssä jaksamisen edistäminen edellyttää a) minulta, ryhmä 2 b) tiimiltämme ja ryhmä 3 c) organisaatioltamme? Jos ryhmiä enemmän, samat tehtävät toistuvat.
  3. Kukin laatii aluksi omaa listaansa ”ranskalaisin viivoin”.
  4. Käydään asiasta keskustelua omassa pienryhmässä (5-10 min) siten, että jokaisen mielipide tulee kuulluksi. Kirjataan ajatukset nettiseinälle tai fläpille ja valmistaudutaan raportoimaan keskustelun tulokset muille ryhmille.
  5. Vetäjä pyytää satunnaisesti ketä tahansa esittelemään (yksi asia kerrallaan) ryhmänsä tuotokset (ensin kategoria ”minä” kokonaisuudessaan), sitten seuravasta ryhmästä 1 jne. Jatketaan vastaajaa vaihtaen, kunnes kaikki kirjattu ylös.
  6. Kun kaikki on kirjattu, käydään pienryhmissä keskustelua kuullusta. Päätetään ryhmässä 3 kiireellisintä toimenpidettä kuhunkin kategoriaan.
  7. Kuullaan ryhmien tärkeimmiksi äänestetyt toimenpiteet ja valitaan lopuksi yhdessä 3-5 ensimmäistä toimenpidettä.
  8. Edetään samalla periaatteella loput kategoriat (tiimi, yksikkö) läpi.
  9.  Tehdään taulukkomuotoon toimenpidesuunnitelmat esim. seuraavalla tavalla:
Kehittämiskohde: TYÖSSA JAKSAMINEN
Toimenpiteet yksikkötasolla vastuuhenkilöt aikataulu

Huolehditaan siitä, että vastuu jakautuu tasaisesti kaikille. Ne, joille ei vielä tule vastuuta, valmistautuvat ottamaan sitä myöhemmin. Pidetään kirjaa asiasta yksikön sisällä.

  1. Päätetään myös miten kaikki tiimit ja yksityiset työntekijät jatkavat esiin nousseiden asioiden työstämistä.
  2. Sovitaan heterogeeninen työryhmä (4-6 henkeä), joka vastaa siitä, että ensimmäiseksi valittua kehittämiskohdetta työstetään alkuvuonna ja että etenemistä seurataan kuukausittain.
  3. Valitaan toisen, myöhemmin työstettävän kehittämiskohteen vastuuryhmä, jonka ei kuitenkaan tarvitse aloittaa vielä työskentelyään. Kyseiselle teemalle laaditaan toimenpidesuunnitelma myöhemmin.
  4.  Päätetään kuka kirjoittaa lisäykset puhtaaksi ja mihin ne toimitetaan.
  5. Jos aikaa jää, käydään tiimeittäin keskustelua ( 5 min) siitä, mikä tiimin oma (sen omista tuloksista nouseva) kehittämiskohde tulisi ottaa ensimmäisenä jatkokäsittelyyn. Kukin tiimi tutkii kyselyn tuloksia, valitsee niistä yhden ja valmistautuu perustelemaan miksi.
  6. Vetäjä pyytää satunnaisesti yhden jokaisesta tiimistä kertomaan mikä oli heidän valintansa ja miksi. Kirjataan valinta fläpille.
  7. Koulutuksessa sovittiin, että ”jaksamisteemaa” työstetään x.x.201x saakka koko organisaatiossa. Päätetään, mitä tästä palaverista tiedotetaan HETI sähköpostilla (tai intralla) johdolle ja muulle henkilökunnalle, mitä myöhemmin. Erityisesti on hyvä muistaa ne, jotka eivät syystä tai toisesta pystyneet osallistumaan palaveriin. Johtoryhmälle muistio on hyvä toimittaa välittömästi, sillä sen tehtäväksi tuli seurata prosessin etenemistä.
  8. Sovitaan seuraavan kokoontumisen aika, paikka, teemat ja vetäjät. Päätetään, että kukin valmistautuu esittelemään sen yhteydessä miten on osaltaan työstänyt kehittämiskohdetta eteenpäin.
  9. Kukin etsii itselleen parin, jonka kanssa arvioidaan tapaaminen; mikä oli hyvää, mitä jäin ihmettelemään, mitä tekisin jatkossa toisin tms.
  10. Kiitetään aktiivisesta osallistumisesta ja toivotetaan hyvää loppuviikkoa.