Seuraava esimerkki on tarkoitettu ohjeeksi yksikön henkilöstön kanssa käytävien strategiatyöhön liittyvien arvokeskustelujen jatkamiseen (esimerkissä arvot on jo sovittu aiemmin). Sitä ei ole tarkoitettu käytettäväksi sellaisenaan vaan siitä kannattaa muokata kuhunkin tilanteeseen sopiva malli. Joskus on järkevää, että henkilöstölle järjestetään useampia samanlaisia tilaisuuksia siten, että jokainen pääsee osallistumaan. Aikaa tähän kuluu 2-3 tuntia.

  1. Järjestetään kokoustilaan ennakkoon tuolit ympyrämuotoon ilman pöytiä. Kukin istuu saapuessaan haluamalleen paikalle.
  2. Tilaisuuden vetäjät toivottavat ryhmän tervetulleeksi, esittelevät itsensä ja kertovat tapaamisen tavoitteet eli sen, että nyt on tarkoitus jatkaa keskustelua organisaation arvoista ja tutkia niiden merkitystä kunkin työhön, sekä tilaisuuden rakenteen ja aikataulun.
  3. Päätetään, ketkä laativat tästä tilaisuudesta lyhyen muistion ja toimittavat sen ”intraan” helmikuun loppuun mennessä.
  4. Sovitaan tähän ja seuraaviin tapaamiseen pelisäännöt
    1. Jokainen on pienryhmäporinoiden jälkeen valmis raportoimaan, mitä niissä keskusteltiin.
    2. Pidetään kiinni aikataulusta.
    3. Puhelin ei soi. Jos jonkun pakko pitää sitä auki, hän ilmoittaa asian heti ja perustelee miksi. Kirjataan säännöt fläppitaululle.
  5. Pyydetään osallistujia ottamaan jako x:ään. Ryhmät muodostetaan siten, että samannumeroiset muodostavat 2-3 hengen parin/ryhmän.
  6. Käydään kalvojen avulla arvot ja koulutuksen (12/03) aikaansaannokset lyhyesti läpi.
  7. Annetaan kullekin ryhmälle yksi arvo (moniste!) tutkittavaksi siten, että jokaista arvoa tutkii ainakin yksi pari/ryhmä.
  8. Jokainen valitsee koosteesta omasta mielestään tärkeimmät: Millaista toimintaa, millaisia toimenpiteitä kyseinen arvo edellyttää a) minulta, b) tiimiltämme c) yksiköltämme? (kukin kirjaa yksin jokaisesta kohdasta 3 tärkeintä, aikaa n. 5 min)
  9. Käydään asiasta keskustelua omassa pienryhmässä (5-10 min) siten, että jokaisen mielipide tulee kuulluksi. Kirjataan ajatukset kalvolle tai fläpille (ellei koostetta kokonaisuudessaan ole monistettu kaikille osallistujille) ja valmistaudutaan raportoimaan keskustelun tulokset muille ryhmille.
  10. Vetäjä pyytää satunnaisesti ketä tahansa esittelemään ryhmänsä tuotokset. Muut merkkaavat monisteeseensa ryhmän ehdotukset.
  11. Sen jälkeen käydään pienryhmissä keskustelua kuullusta. Otetaan tarvittaessa kantaa esitettyjen valintojen tärkeysjärjestykseen. Jos muiden ryhmien jäsenille tulee mieleen vielä jokin muu listasta puuttuva itseään tai muita koskevan tärkeä seikka, lisätään se listaan.
  12. Käydään yhteiskeskustelua kyseisestä arvosta.
  13. Edetään samalla periaatteella kaikki arvot läpi.
  14. Päätetään kuka kirjoittaa lisäykset puhtaaksi ja mihin ne toimitetaan.
  15. Käydään pienryhmissä keskustelua ( 5 min) siitä, mikä arvo tulisi ottaa yksikössä ensimmäisenä jatkokäsittelyyn. Kukin ryhmä valitsee yhden ja valmistautuu perustelemaan miksi.
  16. Vetäjä pyytää satunnaisesti yhden jokaisesta ryhmästä kertomaan mikä oli heidän valintansa ja miksi. Kirjataan valinta fläpille.
  17. Käydään vielä keskustelua äänestyksen tuloksista ja valitaan yksi arvo heti jatkokäsittelyyn. Sovitaan myös se, josta jatketaan tämän jälkeen myöhemmin keväällä.
  18. Päätetään, miten tiimit ja yksityiset työntekijät jatkavat esiin nousseiden asioiden työstämistä. Sovitaan heterogeeninen työryhmä, joka vastaa siitä, että ensimmäiseksi valittua arvoa työstetään alkuvuonna ja että etenemistä seurataan jatkuvasti. Valitaan myös toisena, myöhemmin keväällä työstettävän arvon työryhmä, jonka ei kuitenkaan tarvitse aloittaa vielä työskentelyään.
  19. Päätetään, mitä tästä palaverista toimitetaan intraan, miten ja kenelle siitä muuten tiedotetaan. Erityisesti on hyvä muistaa ne, jotka eivät syystä tai toisesta pystyneet osallistua palaveriin.
  20. Sovitaan seuraavan kokoontumisen aika, paikka ja vetäjät. Päätetään, että kukin valmistautuu esittelemään sen yhteydessä miten on osaltaan työstänyt arvoa eteenpäin.
  21. Kukin etsii itselleen parin, jonka kanssa arvioidaan tapaaminen; mikä oli hyvää, mitä jäin ihmettelemään, mitä tekisin jatkossa toisin tms.
  22. Kiitetään aktiivisesta osallistumisesta ja toivotetaan hyvää loppuviikkoa.

© Asko Leppilampi